Czy można wysłać ofertę handlową pocztą tradycyjną?

Autor: Patryk Siewert pod red. Marcina Soczko — w kategorii Blog — 29 lipca 2019

29

Lip
2019

Wysyłanie ofert handlowych pocztą tradycyjną (kierowanych do osób fizycznych) jest dozwolone pod warunkiem spełnienia dwóch istotnych obowiązków. Pierwszym jest znalezienie właściwej podstawy przetwarzania danych. Drugi obowiązek odnosi się do poinformowania odbiorcy oferty handlowej o szczegółach dotyczących przetwarzania danych.

Przeczytaj poniższy artykuł, aby dowiedzieć się, jak spełnić te obowiązki.

Wysyłanie ofert handlowych pocztą

W ostatnim naszym artykule pisaliśmy o obowiązkach, jakie przedsiębiorca powinien spełnić przy wysyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną. Zbadajmy, czy na tej podstawie możliwe będzie również wysyłanie ofert drogą tradycyjną pocztową.

Z roku na rok wysyłamy coraz mniej listów i coraz częściej odnotowujemy podwyżki cen na poczcie. Jednakże wysyłanie ofert handlowych drogą tradycyjną przez wielu przedsiębiorców uznawane jest nadal za mile widzianą formą marketingu. Przejawia ona dodatkowy wysiłek jaki musiał zostać wykonany przez firmę w celu przedstawienia swojej oferty handlowej. Jest również wspaniałą szansą na to by się wyróżnić spośród licznej konkurencji. 

Tak na marginesie, gdyby nie podwyżki na poczcie to może w ogóle nie doszłoby do nałożenia przez Prezesa UODO pierwszej kary za naruszenie przepisów RODO? Bo przecież ukarane przedsiębiorstwo tłumaczyło nierealizowanie obowiązku informacyjnego zbyt dużym kosztem jaki musiałoby ponieść wysyłając klauzule informacyjne pocztą (przeczytaj więcej o pierwszej karze za naruszenie przepisów RODO)

Wysyłanie ofert pocztą tradycyjną w wielu firmach jest nadal popularną formą marketingu. Dlatego w momencie pojawienia się przepisów RODO wielu przedsiębiorców szukało odpowiedzi na pytanie: kiedy RODO zezwala na wysyłanie listów zawierających informacje handlowe pocztą?

RODO a wysyłanie ofert do firm

Obowiązki związane z wysyłaniem informacji handlowych drogą elektroniczną określane są przez aż trzy różne akty prawa (przeczytasz o nich w tym artykule).

Natomiast w przypadku wysyłania ofert listem można znaleźć wytyczne tylko w jednym akcie prawnym w RODO. I to tylko jeżeli oferta kierowana jest do osoby fizycznej.

Wysyłanie ofert kierowanych do firmy, która nie jest osobą fizyczną, nie zostało uregulowane w polskim porządku prawnym. Zatem z jej realizacją nie są związane żadne obowiązki prawne.

Aby wysyłanie pocztą ofert handlowych kierowanych do osób fizycznych było zgodne z prawem należy spełnić dwa obowiązki:

OBOWIĄZEK NR 1

ZNAJDŹ WŁAŚCIWĄ PODSTAWĘ LEGALNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH (art. 6 RODO)

W celu wysyłania oferty handlowej konkretnej osobie fizycznej pocztą niezbędne jest przetwarzanie jej danych osobowych. Zgodnie z przepisami RODO, aby legalne było przetwarzanie danych osobowych przedsiębiorstwo powinno posiadać stosowną podstawę przetwarzania.

Analizując przesłanki wyszczególnione w art. 6 RODO można wskazać tylko dwie możliwości:

  1. posiadanie zgody na przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub
  2. posiadanie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

1. POSIADANIE ZGODY NA PRZETWARZANIE DANYCH

W pierwszym przypadku musimy być w stanie udowodnić, że adresat oferty handlowej wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych w tym celu. Swoją wolę konsument może wyrazić za pośrednictwem oświadczenia lub wyraźnego działania (może to być np. wręczenie wizytówki). W momencie pozyskania zgody przedsiębiorstwo zostaje uprawnione do przetwarzania danych w celu wysyłania ofert handlowych pocztą ale tylko do czasu jej wycofania.

2. POSIADANIE PRAWNIE UZASADNIONEGO INTERESU

Z kolei w drugim przypadku, aby móc zgodnie z prawem oprzeć przetwarzanie danych osobowych na prawnie uzasadnionym interesie to powinniśmy najpierw ocenić, czy osoba może się spodziewać przetwarzania danych w tym konkretnym celu. Dodatkowo powinniśmy przeprowadzić tzw. test równowagi pomiędzy naszym interesem a interesem osoby, której dane dotyczą. Nie należy przy tym zapomnieć o zasadzie rozliczalności (posiadanie dowodu potwierdzającego przeprowadzenie wspomnianego testu).

O tym jak przeprowadzić przykładowy test równowagi napiszemy w kolejnym artykule.
Zapisz się na nasz newsletter i otrzymaj powiadomienie o jego opublikowaniu!

Gdy wyniki testu równowagi wskażą nam na zasadność wysyłania ofert handlowych pocztą (co będzie występowało najczęściej w sytuacji, gdy odbiorcą będzie obecny klient) to będziemy zgodnie z prawem wykorzystywać dane w celu wysyłania ofert. Uprawnienie obowiązuje do czasu zgłoszenia sprzeciwu, który zgodnie z przepisami RODO wcale nie będzie musiał być uzasadniony.

OBOWIĄZEK NR 2

POINFORMUJ ODBIORCĘ OFERTY HANDLOWEJ O SZCZEGÓŁACH DOTYCZĄCYCH PRZETWARZANIA DANYCH

Gdy już wiemy na jakiej podstawie prawnej oprzemy realizację naszych celów to teraz będziemy mogli spełnić prawidłowo obowiązek informacyjny art. 13 RODO wymaga również wskazania podstawy prawnej przetwarzania.

Pamiętajmy, że wymóg dostarczenia informacji dotyczących przetwarzania danych występuje bez względu na wybraną przez nas podstawę przetwarzania. Zakres oraz czas realizacji tego obowiązku warunkowany jest sposobem pozyskania danych (w sposób bezpośredni od osoby art. 13 RODO lub w inny sposób art. 14 RODO).

Dołącz do dyskusji

Newsletter

Podanie adresu e-mail i potwierdzenie go przez kliknięcie przycisku "Zapisz", oznacza zgodę na przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie, wyłącznie w celu dostarczania biuletynu informacyjnego "Newsletter", który zawiera m.in. artykuły dotyczące ochrony danych, bezpieczeństwa informacji, oferty, informacje o szkoleniach, do czasu wycofania zgody, np. za pomocą linku znajdującego się w stopce wiadomości zawierającej "Newsletter". Szczegóły dotyczące przetwarzania danych zawarte są w Polityce prywatności.