Umów się na spotkanie: +48 535 202 564
Umów się na spotkanie: +48 535 202 564
Autor: Patryk Siewert pod red. Marcina Soczko — w kategorii Blog — 29 lipca 2019
Wysyłanie ofert handlowych pocztą tradycyjną (kierowanych do osób fizycznych) jest dozwolone pod warunkiem spełnienia dwóch istotnych obowiązków. Pierwszym jest znalezienie właściwej podstawy przetwarzania danych. Drugi obowiązek odnosi się do poinformowania odbiorcy oferty handlowej o szczegółach dotyczących przetwarzania danych.
Przeczytaj poniższy artykuł, aby dowiedzieć się, jak spełnić te obowiązki.
W ostatnim naszym artykule pisaliśmy o obowiązkach, jakie przedsiębiorca powinien spełnić przy wysyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną. Zbadajmy, czy na tej podstawie możliwe będzie również wysyłanie ofert drogą tradycyjną − pocztową.
Z roku na rok wysyłamy coraz mniej listów i coraz częściej odnotowujemy podwyżki cen na poczcie. Jednakże wysyłanie ofert handlowych drogą tradycyjną przez wielu przedsiębiorców uznawane jest nadal za mile widzianą formą marketingu. Przejawia ona dodatkowy wysiłek jaki musiał zostać wykonany przez firmę w celu przedstawienia swojej oferty handlowej. Jest również wspaniałą szansą na to by się wyróżnić spośród licznej konkurencji.
Tak na marginesie, gdyby nie podwyżki na poczcie to może w ogóle nie doszłoby do nałożenia przez Prezesa UODO pierwszej kary za naruszenie przepisów RODO? Bo przecież ukarane przedsiębiorstwo tłumaczyło nierealizowanie obowiązku informacyjnego zbyt dużym kosztem jaki musiałoby ponieść wysyłając klauzule informacyjne pocztą (przeczytaj więcej o pierwszej karze za naruszenie przepisów RODO)
Wysyłanie ofert pocztą tradycyjną w wielu firmach jest nadal popularną formą marketingu. Dlatego w momencie pojawienia się przepisów RODO wielu przedsiębiorców szukało odpowiedzi na pytanie: kiedy RODO zezwala na wysyłanie listów zawierających informacje handlowe pocztą?
Obowiązki związane z wysyłaniem informacji handlowych drogą elektroniczną określane są przez aż trzy różne akty prawa (przeczytasz o nich w tym artykule).
Natomiast w przypadku wysyłania ofert listem można znaleźć wytyczne tylko w jednym akcie prawnym − w RODO. I to tylko jeżeli oferta kierowana jest do osoby fizycznej.
Wysyłanie ofert kierowanych do firmy, która nie jest osobą fizyczną, nie zostało uregulowane w polskim porządku prawnym. Zatem z jej realizacją nie są związane żadne obowiązki prawne.
W celu wysyłania oferty handlowej konkretnej osobie fizycznej pocztą niezbędne jest przetwarzanie jej danych osobowych. Zgodnie z przepisami RODO, aby legalne było przetwarzanie danych osobowych przedsiębiorstwo powinno posiadać stosowną podstawę przetwarzania.
Analizując przesłanki wyszczególnione w art. 6 RODO można wskazać tylko dwie możliwości:
W pierwszym przypadku musimy być w stanie udowodnić, że adresat oferty handlowej wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych w tym celu. Swoją wolę konsument może wyrazić za pośrednictwem oświadczenia lub wyraźnego działania (może to być np. wręczenie wizytówki). W momencie pozyskania zgody przedsiębiorstwo zostaje uprawnione do przetwarzania danych w celu wysyłania ofert handlowych pocztą ale tylko do czasu jej wycofania.
Z kolei w drugim przypadku, aby móc zgodnie z prawem oprzeć przetwarzanie danych osobowych na prawnie uzasadnionym interesie to powinniśmy najpierw ocenić, czy osoba może się spodziewać przetwarzania danych w tym konkretnym celu. Dodatkowo powinniśmy przeprowadzić tzw. test równowagi pomiędzy naszym interesem a interesem osoby, której dane dotyczą. Nie należy przy tym zapomnieć o zasadzie rozliczalności (posiadanie dowodu potwierdzającego przeprowadzenie wspomnianego testu).
Gdy wyniki testu równowagi wskażą nam na zasadność wysyłania ofert handlowych pocztą (co będzie występowało najczęściej w sytuacji, gdy odbiorcą będzie obecny klient) to będziemy zgodnie z prawem wykorzystywać dane w celu wysyłania ofert. Uprawnienie obowiązuje do czasu zgłoszenia sprzeciwu, który zgodnie z przepisami RODO wcale nie będzie musiał być uzasadniony.
Gdy już wiemy na jakiej podstawie prawnej oprzemy realizację naszych celów to teraz będziemy mogli spełnić prawidłowo obowiązek informacyjny − art. 13 RODO wymaga również wskazania podstawy prawnej przetwarzania.
Pamiętajmy, że wymóg dostarczenia informacji dotyczących przetwarzania danych występuje bez względu na wybraną przez nas podstawę przetwarzania. Zakres oraz czas realizacji tego obowiązku warunkowany jest sposobem pozyskania danych (w sposób bezpośredni od osoby art. 13 RODO lub w inny sposób art. 14 RODO).