W tym miesiącu kontynuujemy serię poświęconą podstawom przetwarzania danych osobowych szczególnych kategorii. Jako kolejna przybliżona zostanie przesłanka, związana z realizacją praw i obowiązków w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.
REALIZACJA PRAW I OBOWIĄZKÓW JAKO PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH
Zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b RODO zakaz przetwarzania szczególnych kategorii danych nie ma zastosowania, jeżeli „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą”.
Przesłanka ta umożliwia przetwarzanie danych wrażliwych, gdy jest ono konieczne do realizacji praw lub obowiązków określonych w obszarze prawa pracy, zabezpieczenia społecznego lub ochrony socjalnej.
W przeciwieństwie do zgody, dopuszczalność przetwarzania nie zależy w tym przypadku od woli osoby, której dane dotyczą, lecz od spełnienia warunków przewidzianych w przepisach prawa. Co istotne, przesłanka ta obejmuje zarówno obowiązki i szczególne prawa administratora (np. pracodawcy), jak i osoby, której dane dotyczą, ale tylko w trzech w/w dziedzinach.
NIEZBĘDNOŚĆ PRZETWARZANIA
Jednym z podstawowych warunków zastosowania art. 9 ust. 2 lit. b RODO jest niezbędność przetwarzania danych do realizacji określonego obowiązku lub szczególnego prawa. Sam fakt pozostawania osoby w stosunku pracy lub korzystania przez nią ze świadczeń socjalnych nie stanowi zatem wystarczającego uzasadnienia dla przetwarzania jej danych wrażliwych.
Administrator powinien każdorazowo ustalić, czy pozyskanie określonych informacji jest rzeczywiście konieczne do realizacji danego celu. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych zakres przetwarzanych informacji powinien być ograniczony do niezbędnego minimum.
WYMÓG UMOCOWANIA W PRZEPISACH PRAWA
Oprócz niezbędności, warunkiem zastosowania art. 9 ust. 2 lit. b RODO jest również dopuszczalność przetwarzania na podstawie prawa Unii Europejskiej, prawa krajowego lub porozumienia zbiorowego opartego na prawie państwa członkowskiego.
Przykładowo, przepisy prawa pracy umożliwiają pracodawcy przetwarzanie danych dotyczących niepełnosprawności pracownika w zakresie niezbędnym do realizacji przysługujących mu uprawnień, takich jak dodatkowy urlop wypoczynkowy czy skrócony czas pracy. Z kolei informacje o przynależności do związku zawodowego mogą być przetwarzane, gdy jest to konieczne do realizacji obowiązków wynikających z przepisów dotyczących działalności związkowej.
W dziedzinie zabezpieczenia społecznego przykładem może być przetwarzanie danych dotyczących stanu zdrowia w związku z ustalaniem prawa do renty przyznawanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast w obszarze ochrony socjalnej – przetwarzanie informacji o niepełnosprawności w zakresie niezbędnym do przyznania określonych świadczeń lub form wsparcia przewidzianych w przepisach prawa.
ODPOWIEDNIE ZABEZPIECZENIA PRAW I INTERESÓW OSÓB
Kolejnym warunkiem zastosowania omawianej przesłanki jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń praw podstawowych i interesów osób, których dane dotyczą. Administrator powinien zatem zadbać o ograniczenie dostępu do takich danych oraz stosowanie odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych, aby zapobiegać ich nieuprawnionemu wykorzystaniu.
PODSUMOWANIE
Możliwość przetwarzania szczególnych kategorii danych w związku z realizacją praw i obowiązków w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej jest uzależniona od spełnienia określonych warunków. Przed powołaniem się na omawianą przesłankę administrator powinien każdorazowo ocenić, czy odpowiada ona charakterowi i okolicznościom konkretnego procesu przetwarzania.
W praktyce należy przede wszystkim ustalić, jaki konkretny obowiązek lub szczególne uprawnienie uzasadnia przetwarzanie danych, z jakich przepisów wynika dopuszczalność ich przetwarzania oraz czy realizacja danego celu rzeczywiście wymaga wykorzystania informacji szczególnej kategorii. Istotne jest również zweryfikowanie czy zakres pozyskiwanych danych nie wykracza poza niezbędne minimum i czy zapewniono odpowiednie zabezpieczenia praw i interesów osób, których dane dotyczą.