Kontynuujemy serię poświęconą zasadom przetwarzania danych osobowych, które zostały uregulowane w art. 5 RODO. Tym razem przybliżona zostanie zasada „minimalizacja danych”.
„MINIMALIZACJA DANYCH”
Zasada „minimalizacja danych” została uregulowana w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym dane osobowe muszą być: „adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).
Jak podaje dr hab. P. Fajgielski określenie „adekwatne” oznacza „odpowiednie, zgodne, proporcjonalne, nienadmierne i może być traktowane jako synonim słowa >>stosowne<<. Adekwatność i stosowność rozumieć można jako konieczność zachowania odpowiednich proporcji zakresu danych do celów przetwarzania i przetwarzanie tylko takich danych, które są potrzebne dla realizacji określonych celów” (P. Fajgielski [w:] Ochrona danych osobowych. Komentarz, Warszawa 2015).
JAK PRZETWARZAĆ DANE ZGODNIE Z ZASADĄ „MINIMALIZACJA DANYCH”
W praktyce oznacza to, że administrator danych, już na etapie planowania procesu przetwarzania (zasada privacy by design) lub podczas przeglądu procesów, powinien się upewnić, że:
- kategorie danych odpowiadają celowi przetwarzania (adekwatność);
- zakres danych jest właściwy i wystarczający (stosowność);
- dane są ograniczone wyłącznie do tego, co jest niezbędne (proporcjonalne).
Administrator powinien dokładnie określić, w jakich celach dane będą przetwarzane oraz jakie informacje są naprawdę niezbędne i wystarczające, aby ten cele osiągnąć.
Przykładowo:
Cel przetwarzania | Niezbędny zakres danych | Podstawa przetwarzania |
Usługa dostawy jedzenia | Adres dostawy, nr telefonu | Umowa |
Usługa medyczna | Imię, nazwisko, PESEL, historia choroby i leczenia pacjenta | Przepisy prawa |
Obsługa zapytania przesłanego przez formularz kontaktowy | Imię, nazwisko, adres e-mail | Zgoda lub prawnie uzasadniony interes |
Przesyłanie newsletteru | Adres email | Zgoda |
PODSUMOWANIE
Zgodnie z zasadą „minimalizacji danych” administratorzy mogą przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do osiągnięcia konkretnego celu. Nie wolno więc gromadzić informacji „na zapas” ani wykorzystywać ich w sposób szerszy, niż to uzasadnia dany proces.
Osoby zainteresowane pogłębioną analizą tematu, więcej informacji mogą znaleźć w artykule.